仕事でいつも行っている作業の中には自動化できるものがあります。
例えば、宛先、本文が毎回同じ内容のメールを
勤務開始時や作業完了時など定期的に送信してませんか？
上司やチームメンバー宛ての、テレワーク開始時の勤務開始メールや、
作業が予定通り完了した際の作業完了メールなどです！
前回送信したメールを探し、そのメールへの返信をしたり、
本文をコピペして再作成する等の方法でもメール送信できますが、
探すのに手間取らなくても10秒位かかります。
マクロ（Excel VBA）で自動化すると、この10秒が一瞬で終わります！
1回10秒で終わる作業も、自動化することで
1年間積み重なると80分も作業時間を減らすことができます。
（1日2回、1か月20営業日で計算）
ExcelやOutlookを仕事で使っているけど、マクロを作ったことが無い方は、
本記事を読めば、時間に余裕ができ仕事が楽になります！
Microsoft Officeで使用できるプログラム言語です。
VBAで作ったツールをマクロと呼び、様々な処理を自動化することができます。
マクロを作る準備
まずは、マクロを作る環境として以下4つの準備が必要ですので、それぞれ説明します。
- Excelマクロ有効ブック（～.xlsm）でファイル保存する
- 開発タブの表示
- コードを記述する画面の表示
- Outlookを操作するための設定
Excelマクロ有効ブック（～.xlsm）でファイル保存する
マクロを使うためには、Excel ブック（*.xlsx）でなく
Excel マクロ有効ブック（*.xlsm）でファイルを保存します。
開発タブの表示（初回のみ必要）
Excel上部に「ファイル」「ホーム」「挿入」…と並んでますが、
そこに「開発」という項目を表示させる必要があります。
「ファイル」→「その他」→「オプション」をクリック
「リボンのユーザー設定」→「開発」にチェックを入れて「OK」をクリック
コードを記述する画面の表示
前段の開発タブの表示を行えば、
以下の操作により、コードを記述する画面が開きます。
「開発」→「Visual Basic」をクリック
「挿入」（画面上部）をクリック→「標準モジュール」をクリック
Outlookを操作するための設定（初回のみ必要）
マクロでOutlookを操作するために参照設定が必要です。
VBA画面上部の「ツール」をクリック→「参照設定」をクリック
「Microsoft Outlook 16.0 Object Library」をクリック
※16.0は2022年10月時点で最新バージョン
コードを記述する
「標準モジュール」に以下コードを記述します。
なお、メールアドレスは、「XXX@testmail.com」としているので、
利用する際は、実際に送信するメールアドレスに修正してください。
マクロ実行ボタンを作る
Excel画面上部の「開発」→「挿入」→「ボタン（フォーム コントロール）」をクリック
ボタンを配置したい場所でクリック→
「マクロ名」から「作業完了報告メール作成」を選択→「OK」をクリックする。
以下のようにボタンが表示されます。
このボタンをクリックすると、コードに記述した
宛先（To）・件名・本文のメールが作成されます。
ボタンを右クリックすると、ボタンの表示名を変えたり、
ボタンの大きさを変えることができます！
まとめ
本記事で紹介したメール作成を自動化するマクロを使うだけでも、
メールを作成する手間が減るのはもちろん、
誤字脱字や、宛先間違い等のミスを防ぐこともできますし、
前回メールがすぐにみつからない時のイライラ感が無くなります！
できそうな作業はどんどん自動化し、時間に余裕を作っていきましょう！
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